پادکست A Project Management Meeting

دانلود رایگان پادکست A Project Management Meeting

John: Thanks, everyone, for coming to this project meeting. I know we’re all working cross-functionally on this project, but so far the key stakeholders are really pleased with how it’s going. This project will really benefit our overall value proposition and the company as a whole.

Akiko: Thanks, John. It’s an important project. It’s good to be collaborating on this together.

Matteo: Yes, it’s important, but we’re all so busy with our regular jobs. It’ll be difficult to fit things in.

John: It’s OK, Matteo. We’ll work it out. I know that you all have a lot on at the moment, combining this project with your regular jobs.

Barbara: So, what do we need to do, and by when?

John: Good questions, Barbara. We have a number of key deliverables to discuss so it’s essential we’re all in agreement about roles and responsibilities and also the timelines we’re working to.

Akiko: Great.

Matteo: Yes, it’s good to get this clear.

John: So, the first thing we need to do is design the customer survey questionnaire. In my experience, this is best done through an online survey tool.

Akiko: That sounds like a great idea. I’m glad you have experience with this.

John: Yeah, we’ve done something similar on previous projects.

Matteo: So will you do that, John?

John: I’d love to but I’m already tied up managing this project, and my line manager, Kate, has agreed that I should focus on the timelines, reporting and financial management. I’d like Akiko to lead on the questionnaire. You learned about this on your marketing and PR course, didn’t you?

Akiko: Yeah, happy to take it on.

John: Thanks, Akiko. Next thing is we need the new designs finalised. Matteo, you said you could do this in a couple of weeks, right?

Matteo: Yeah, I know, but that was last month, and then nothing happened. I’m overloaded at the moment and my line manager won’t be happy if I don’t hit my targets. Sorry, but this project has to take lower priority.

John: Hmm. I see. I can understand the challenge you’re facing. I’ve been in that situation before. So, what can we do to help you hit those targets and free up some time?

Matteo: That’s a good question. If I could get a slight reduction in my targets, I could use the extra time that would create to finish the designs for this project.

John: OK. We might not be able to get your targets reduced, but I’ll see what we can do.

Barbara: How about if I support Matteo there? I know his job well and I have some capacity at the moment. I can help him meet his targets so he can free up some time to finish the designs for this project.

Matteo: Could you, Barbara?

John: Hmm. I’m not sure if it’s fair to ask Barbara to be supporting Matteo in his regular job so he can work on this project.

Barbara: It’s up to you, but I’m happy to support Matteo with his regular work, just for a couple of weeks so he can create the designs. He’s the only one with the expertise.

John: Yeah, you’re right. OK, thanks a lot, Barbara. I appreciate it. Matteo, would that work for you?

Matteo: Yes, that would work. Thanks. OK, you’ve made it easy for me to say yes.

John: OK, then that’s settled. Thanks, both. I really appreciate your help in this. So, can you get them done by the end of the month?

Matteo: Yes, that should be no problem.

جان: با تشکر از همه برای اومدن به این جلسه پروژه. میدونم که همه ما در حال کار روی این پروژه هستیم، اما تا الان ذینفعان اصلی واقعا از روند اون راضی هستند. این پروژه واقعا به نفع ارزش کلی ما و شرکته.

اکیکو: ممنون، جان. این یه پروژه مهمه. خوبه که در این مورد با هم همکاری کنیم.

ماتئو: بله، مهمه، اما همه ما با کارهای معمولی خودمون مشغول هستیم. سخت میشه که کاخای دیگه ر هش اضافه کنیم.

جان: چیزی نیست ماتئو. حلش میکنیم. من میدونم که با اضافه کردن این پروزه به کارهاتون حجم کارتون خیلی زیاد میشه .

باربارا: خب، چه کاری باید انجام دهیم و تا چه زمانی؟

جان: سوال خوبیه باربارا. باید راجبه موضوعات مهم و ضروری صحبت کنیم ولی مهمه که همه ما در مورد نقش ها و مسئولیت ها و همچنین جدول زمانی که در حال کار طبق اون هستیم، توافق داشته باشیم.

اکیکو: عالیه.

ماتئو: بله، خوبه که این موضوع رو روشن کنیم.

جان: بنابراین، اولین کاری که باید انجام بدیم طراحی پرسشنامه نظرسنجی مشتریه. طبق تجربه من، بهتره از طریق یه ابزار نظرسنجی انلاین انجام بشه.

اکیکو: به نظر ایده خوبیه. خوشحالم که تجربه این کار رو دارین.

جان: بله، ما در پروژه های قبلی کاری مشابه انجام دادیم. این کار رو انجام میدی جان؟

جان: من دوست دارم اما در حال حاضر مدیریت این پروژه گره خورده، و مدیر بخش من، کیت، موافقت کرده که من باید روی جدول زمانی، گزارش و مدیریت مالی تمرکز کنم. دوست دارم اکیکو توی پرسشنامه راهنمایی کنه. تو در مورد این توی دوره بازاریابی و روابط عمومی مطالبی یاد گرفتین، اینطور نیست؟

اکیکو: بله، خوشحالم که انجامش میدم.

جان: ممنون اکیکو نکته بعدی اینه که ما باید طرح های جدید رو نهایی کنیم. ماتئو، تو گفتی میتونی این کار رو تا چند هفته دیگه انجام بدی، درسته؟

ماتئو: بله، میدونم، اما ماه گذشته بود و بعد هیچ اتفاقی نیفتاد. من در حال حاضر بیش از حد شلوغ هستم و مدیر بخش من خوشحال نمیشه اگه من به اهداف کاریم نرسم. متاسفم، اما این پروژه باید اولویت کمتری داشته باشه.

جان: هممم، من متوجه چالشی که باهاش مواجهین هستم، خودم در این شرایط بودم. کاری هست که بشه انجام داد تا هم به کارهاتن برسین و هم وقتتون رو خالی کنین؟

ماتئو: سوال خوبیه. اگر میتونستم کارام رو کم کنم، زمان بیشتر برای تکمیل طرح های این پروژه میزاشتم.

جان: باشه. ممکنه کارات رو کم کنیم ولی ببینم چیکار میتونیم بکنیم.

باربارا: چطوره از ماتئو کمک بگیریم؟ من کار اون رو به خوبی می شناسم و در حال حاضر توانایی دارم. من می توانم به اون کمک کنم تا کاراش رو انجام بده تا بتواند مدتی را برای تکمیل طرح های این پروژه ازاد کنه.

میتونی باربارا؟

جان: هممم من مطمئن نیستم که ایا منصفانه هست که از باربارا بخوایم به ماتئو در شغلش کمک کنه تا بتونه روی این پروژه کار کنه.

باربارا: این به شما بستگی داره، اما من خوشحال میشم از ماتئو حمایت کنم و کمکش کنم، فقط برای چند هفته تا او بتونه طرح ها را ایجاد کنه. اون تنها کسیه که تخصص داره.

جان: بله، حق با شماست. خیلی خب، خیلی ممنون باربارا ممنونم. ماتئو، این برات جواب میده؟

ماتئو: بله، خوبه. ممنون. خیلی خب، تو اره گفتن رو برام اسون کردی.

جان:خب، پس حل شد. ممنون از هر دوتون. من واقعا از کمک شما در این مورد قدردانی می کنم. میتونین اونها رو تا آخر ماه انجام بدین؟

ماتئو: بله، مشکلی نیست.